Записки надо подавать до начала литургии, потому что поминовение за службой совершается лишь до определенного момента — до Херувимской песни (‘Иже херувимы’). Лучше всего записки о поминании подать вечером или рано утром, до начала службы.
В начале записки следует изобразить восьмиконечный крест и написать ‘О здравии’ или ‘Об упокоении’. Поминать можно лишь имена людей, крещенных в Православной Церкви.
Имена должны быть написаны в родительном падеже (отвечать на вопрос ‘кого?’). Если вы собираетесь указать имена архиереев и иереев, то делайте это в начале записки. Первыми пишут имена епископов, за ними — священников-иноков, священников и диаконов, потом монахов и монахинь. При этом указывается их сан — например, ‘о здравии’ епископа Иоанна, игумена Иоанна, иерея Иоанна. Затем пишите свое имя, своих родных и близких. Обычно порядок написания имен такой: сначала пишут имена мужчин, далее — женщин, отроков, девиц и отроковиц и, наконец, младенцев мужского и женского пола. То же относится и к запискам ‘об упокоении’.
Все имена должны быть даны в церковном написании (например, Иоанна, а не Ивана) и полностью (например, Александра, Николая, но не Саши, Коли).
В записках не указываются фамилии, отчества, звания и титулы, степени родства.
Ребенок до 7 лет в записке упоминается как младенец — например, младенца Иоанна.
В записках о здравии перед именем можно упомянуть: ‘болящего’, ‘воина’, ‘путешествующего’, ‘заключенного’. Не пишут в записках — ‘страждущего’, ‘озлобленного’, ‘нуждающегося’, ‘заблудшего’.
В записках ‘об упокоении’ усопший в течение 40 дней по кончине именуется ‘новопреставленный’. Допускается в записках ‘об упокоении’ написание перед именем ‘убиенный’, ‘воин’, ‘приснопамятный’ (день смерти, день именин усопшего).
В поминовениях об упокоении нельзя писать имени покончивших с собой. В записках нельзя также писать имена усопших, причисленных к лику святых.
Записки на молебен или панихиду, которые совершаются после окончания литургии, подаются отдельно.